Niszczenie dokumentów - o jakich kwestiach warto pamiętać?

Większość organizacji ma na co dzień do czynienia nawet z setkami dokumentów – czy to w formie papierowej czy elektromagnetycznej. Są one nieodzownym elementem pracy każdego z nas. Na końcu procesu obiegu dokumentów, w momencie gdy dane zawarte na nośnikach stają się nieaktualne lub po prostu niepotrzebne, powstaje konieczność ich utylizacji.

Dlaczego niszczenie dokumentacji jest tak ważną kwestią?

W przypadku wystąpienia potrzeby zniszczenia dokumentacji, warto pamiętać, że taka utylizacja dokumentów jest ważna przede wszystkim z prawnego punktu widzenia. Bezpieczne niszczenie dokumentów jest bowiem częścią zasad dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych i przykładowo w zakresie informacji kadrowych oraz finansowych zostało uregulowane w Ustawie z dnia 29. sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.

W różnych firmach występuje ponadto możliwość wystąpienia w obiegu dokumentów niejawnych, takich jak tajemnice służbowe, których ujawnienie może wiązać się ze szkodami dla jednostki, organizacji czy nawet grupy społecznej – niszczenie dokumentów tego typu jest więc istotne w celu ochrony wszelkich danych w nich zawartych, nie tylko danych osobowych.

Niszczenie dokumentów - o jakich kwestiach warto pamiętać?

Przed przystąpieniem do niszczenia dokumentacji, istotnym będzie upewnienie się co do możliwości i prawa do przeprowadzenia ich utylizacji. Brakowanie dokumentów może zostać bowiem dokonane tylko, jeśli upłynął obowiązek ich przechowywania. Przykładowe okresy przechowywania dokumentów to:

• 5 lat dla dokumentów podatkowo-rachunkowych,
• 10 lat dla dokumentów pracowniczych po ustaniu stosunku pracy,
• 20 lat dla dokumentacji medycznej.

Kolejnym kluczowym zagadnieniem będzie kwestia czy przeprowadzone niszczenie dokumentacji jest zgodne z wszelkimi zasadami i normami bezpieczeństwa, zarówno w przypadków informacji na papierze jak i na nośnikach takich jak dyski twarde czy płyty CD. Większość przedsiębiorstw nie posiada niestety odpowiednich zasobów i zaplecza do przeprowadzenia profesjonalnej utylizacji. W związku z tym najbezpieczniejszym i najłatwiejszym rozwiązaniem dla firm jest więc delegacja tego zadania do wyspecjalizowanych profesjonalistów, takich jak Rhenus Data Office Polska, którzy posiadają doświadczenie i odpowiednią wiedzę. Profesjonalne firmy oferują ponadto wsparcie na każdym kroku utylizacji, tj. przede wszystkim:

• zbiórka i załadunek dokumentów i nośników,
• transport (lub mobilne niszczenie dokumentów),
• bezpieczna utylizacja obejmująca masowanie niszczenie dokumentów i niszczenie nośników cyfrowych.

Jeśli przedsiębiorstwo zdecyduje się natomiast na samodzielne niszczenie dokumentów, koniecznym będzie zakup odpowiednich maszyn spełniających wymogi, oddelegowanie uprawnionych pracowników i zapewnienie dedykowanej temu procesowi przestrzeni.

Warto ponadto pamiętać, ze bezpieczne i skuteczne niszczenie dokumentacji pozwoli na zabezpieczenie się przed ewentualnym przyszłym wyciekiem danych, a co za tym idzie, negatywnym wpływem na wizerunek oraz finanse danego przedsiębiorstwa.