Najważniejsze elementy faktury VAT. Jak ją wystawić?

Faktura to jeden z najczęściej stosowanych dokumentów służących do rozliczenia transakcji. Najważniejsze informacje na temat tego, w jaki sposób powinna być ona wystawiona, a przede wszystkim, jakie obowiązkowe elementy zawierać, znajdują się w Dziale XI: Dokumentacja, Rozdziale 1: Faktury. Warto się z nimi zapoznać, zanim rozpoczniemy sprzedaż podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT lub jako podatnik VAT czynny zwolniony.

Najważniejsze elementy faktury VAT

To, jakie elementy powinny się znaleźć na fakturze VAT, mówi art. 106e. ustawy o VAT. Zgodnie z nim, obowiązkowe są:

- numer faktury (kolejny),

- data wystawienia,

- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi (tylko wtedy, jeśli różni się od daty wystawienia faktury),

- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,

- nazwa sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,

- ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,

- cena jednostkową netto towaru lub usługi,

- kwoty wszelkich udzielonych rabatów,

- łączna wartość netto towarów lub wykonanych usług,

- zastosowane stawki podatku,

- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

- kwota należności ogółem.

Tylko po uwzględnieniu tych elementów można uznać, że wystawiona przez sprzedawcę faktura jest prawidłowa.

Jak wystawić fakturę VAT?

Obecnie obowiązujące przepisy nie narzucają jednolitego formatu faktury VAT. Oznacza to, że może być ona wystawiona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W tym drugim przypadku, oprócz klasycznego dokumentu w pliku *.pdf, możliwe jest wygenerowanie faktury ustrukturyzowanej w jednolitym formacie *.xml, w ramach platformy rządowej - Krajowego Systemu E-faktur. Podmiot, na rzecz którego jest wystawiony taki dokument, musi jednak wyrazić na to zgodę. W przyszłości faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych i zwolnionych, ale nie jest jeszcze przesądzone, kiedy wejdą w życie przepisy w tym zakresie.

Jeśli chodzi o faktury wystawiane elektronicznie, dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z już dostępnych systemów księgowych. Nie trzeba bowiem w takim przypadku nabywać zaawansowanego oprogramowania, które może być kosztowne. Na przykład Biuro Rachunkowe z Łodzi udostępnia swoim klientom panel online, gdzie znajduje się system do wystawiania faktur. To spore ułatwienie w prowadzeniu rachunków, szczególnie przy jednoosobowej działalności gospodarczej.

Do kiedy można wystawić fakturę VAT?

Przepisu ustawy o podatku VAT regulują maksymalny termin jej wystawienia przez Księgowość lub biuro rachunkowe. Zgodnie z zasadami ogólnymi, podatnik może to zrobić do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Jest jednak kilka wyjątków od reguły. Odrębne maksymalne termin dotyczą m.in:

- Usług budowlanych i budowlano-montażowych – w przypadku których fakturę należy wystawić do 30. dnia od dnia wykonania usługi,

- Dostawy książek drukowanych - fakturę wystawia się do 60. dnia od dnia wydania towarów,

- Usług drukowania książek - fakturę wystawia się do 90. dnia od dnia wykonania takich czynności,

- Dostawy niektórych mediów, w tym energii elektrycznej i cieplnej, a także świadczenia telekomunikacyjnych, najmu czy stałej obsługi prawnej, wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 – w tych przypadkach fakturę należy wystawić z upływem terminu płatności (określonego np. w umowie),

Warto mieć na uwadze także to, że fakturę VAT za towar lub usługę może zażądać od nas także osoba fizyczna. Zgodnie z art. 106b ust. 3 może to nastąpić na wyraźne zgłoszenie żądania nabywcy towaru lub usługi, o ile takie żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość albo część zapłaty.