Zamknij

Czym się kierować, wybierając VDR do projektu?

09:28, 08.07.2022 artykuł sponsorowany Aktualizacja: 09:28, 08.07.2022
Artykuł sponsorowany Artykuł sponsorowany

Papierowa dokumentacja zajmuje sporo miejsca. To szczególnie duży problem dla firm, które prowadzą działania na skalę ogólnopolską lub międzynarodową. Virtual Data Room to technologiczne osiągnięcie rozwiązujące kwestie przestrzeni i bezpieczeństwa. Jaki VDR wybrać do swojej firmy?

Po co firmie VDR?

Dokumenty firmowe dzięki systemowi VDR mogą być przechowywane w wersji elektronicznej i należy tu dodać, że również bezpiecznej, bo szyfrowanej tak jak w bankowości elektronicznej. Dostęp do tych danych mają tylko osoby upoważnione w zakresie określonym przez administratora. Zatem poza wolną przestrzenią, na którą nie pozwalały już papierowe dokumenty, VDR zapewnia też znacznie wyższy poziom poufności i bezpieczeństwa.

Elektroniczny dostęp pozwala również na korzystanie z dokumentów także poza biurem, w podróży czy w domu o każdej porze dnia i nocy. Praca w VDR jest zatem zgodna z rygorystycznymi przepisami RODO, jeśli chodzi o wymogi poufności oraz ze specyfiką ery home office, w której funkcjonujemy od czasów pandemii. Virtual Data Room umożliwia też udostępnianie tymczasowe inwestorom, prawnikom czy doradcom konkretnych plików z dokumentami potrzebnymi do przeprowadzenia transakcji, sprzedaży nieruchomości czy fuzji. Zapewnia to wygodę i transparentność realizowanego procesu.

Dla jakich firm VDR?

Virtual Data Room sprawdzi się w każdej firmie zatrudniającej pracowników, posiadającej klientów i prowadzącej dokumentację. Jednak nie w każdej firmie potrzebny jest pełny jego zakres. Praca na dokumentach przez nieograniczoną liczbę użytkowników, możliwość integracji VDR z wewnętrznym systemem informatycznym czy jednoczesna realizacja kilku projektów wymaga stałej obsługi klienta i korzystnego cenowo abonamentu na system VDR, który ma stanowić integralną część firmy.

Inne firmy nie prowadzą jednak regularnych projektów, nie gromadzą tak szerokiej dokumentacji, a procesy takie jak audyt mają charakter jednostkowy. Dla nich abonament na system VDR może nie być opłacalny i konieczny. W takich sytuacjach dobrym pomysłem będzie umowa na jeden miesiąc i w razie potrzeby skorzystanie z możliwości przedłużenia jej na tak długo, jak jest to potrzebne. Będzie to miało wpływ na cenę, podobnie jak mniejsza liczba użytkowników czy używanych funkcji. Jak zatem wybrać odpowiedni VDR dla firmy?

Najlepszy VDR dla firmy

Warto zacząć od określenia zapotrzebowania firmy. Podczas takiej analizy dowiemy się, jakie funkcje posiada system i czy będą one dla nas przydatne, określony zostanie także poziom wsparcia klienta w ramach oferowanej usługi. Zanim zdecydujemy się na dostawcę, powinniśmy sprawdzić, czy system posiada odpowiednie certyfikaty i jakie stosuje zabezpieczenia.

Owszem, dodatkowe funkcje można zawsze dokupić i jest to rozwiązanie w sytuacji, gdy nie wiemy, jak długi czas zajmie realizacja projektu. Jednak w odniesieniu do procesów, które organizacja realizuje na bieżąco, warto uwzględnić już na początku wszystkie niezbędne funkcje, by na etapie wdrożenia systemu nie borykać się z koniecznością dostosowywania się od początku do obsługi systemu.

(artykuł sponsorowany)
facebookFacebook
twitterTwitter
wykopWykop
0%