O tym jakimi sposobami komunikacji z mieszkańcami gminy dysponuje Urząd Miejski w Strykowie oraz z jakiego rzędu wydatkami się one wiążą, dyskutowali radni podczas wrześniowego posiedzenia komisji rewizyjnej. Wydatki nie są małe.

Jak zauważył burmistrz Strykowa Piotr Ślęzak, koszty komunikacji są związane zarówno z różnymi metodami przekazu informacji na linii urząd-mieszkańcy jak i różnymi wydziałami urzędu, które z nich korzystają. - Z komunikacji z mieszkańcami korzysta zarówno Wydział Promocji jak i Wydział Podatkowy. Mamy również social media oraz prowadzimy obowiązkowy dla samorządów Biuletyn Informacji Publicznej.

Następnie burmistrz Ślęzak przedstawił zestawienie kosztów, które generują różne formy kontaktu z mieszkańcami gminy. Prowadzenie strony internetowej w 2023 roku kosztowało urząd 2.337 zł. W 2024 roku koszt ten wzrośnie do 4.182 zł. - W tę cenę mamy wliczone utrzymanie strony i jej serwisowanie oraz wsparcie techniczne - oznajmił burmistrz.

Burmistrz Piotr Ślęzak dodał także, że koszt funkcjonowania BIP w 2023 roku wyniósł 6.273 zł. W 2024 roku koszt ten wyniesie 6.885 zł. Formę komunikacji stanowi również strona Urzędu Miejskiego na FB, która jest prowadzona przez pracowników Wydziału Promocji. Obsługą techniczną strony internetowej zajmuje się firma Extranet z siedzibą w Toruniu.

Trzy osoby na etacie

Do kosztów prowadzenia strony internetowej doliczyć należy jednak jeszcze wynagrodzenie pracowników urzędu, którzy prowadzą ją w ramach swoich obowiązków służbowych - a to są duże sumy zdecydowanie większe od hostingu strony.

Jak się dowiadujemy w Urzędzie Miejskim w Strykowie za prowadzenie strony internetowej oraz strony na FB są odpowiedzialne trzy osoby, które są pracownikami Wydziału Promocji i Komunikacji z Mieszkańcami. Są one zaangażowane w te działalność wymiennie, w zależności od tego jakie inne zadania są podejmowane przez tych pracowników w ramach pracy wydziału. Są to pracownicy zatrudnieni na pełen etat, którzy również w zależności od potrzeb, pełnią swoje obowiązki w dni wolne od pracy. W ich zakres wliczają się takie czynności jak informowanie o awariach czy relacjonowanie wydarzeń, które są organizowane przez instytucje gminy w zakresie wykonywania fotografii i materiałów wideo.

Szeroki zakres obowiązków

Osoby zajmujące się promocją gminy posiadają w zakresie swoich obowiązków również inne, wykonywane równolegle zadania. Zaliczyć do nich możemy: budowanie wizerunku gminy, realizacja projektów, które mają na celu podkreślenie jej walorów historycznych i kulturalnych, utrzymywanie kontaktu z mediami, współpraca z gminnymi instytucjami w zakresie promocji organizowanych przez nie wydarzeń, opracowywanie materiałów promocyjnych (broszur, ulotek itp.), organizacja konferencji, wystaw i pokazów czy promowanie potencjału inwestycyjnego gminy. 

Ponad ćwierć miliona w listach

Jeszcze większe kwoty wiążą się z wysyłaniem korespondencji. - Jeśli chodzi o koszty przesyłek pocztowych to w 2023 roku było to 252.879,70 zł. Do sierpnia br. wydatki na ten cel wyniosły 170.711,08 zł - kontynuował burmistrz. - Jest to największa kwota, ponieważ komunikacja tą drogą obejmuje kilka działów. Tej korespondencji jest bardzo dużo, a też należy ona do formy komunikacji z mieszkańcami.

Jak zostało podkreślone w trakcie dyskusji przesyłki te mają charakter administracyjny. Jak zauważył sekretarz gminy Radosław Zaborowski: - Każda korespondencja z urzędu, jako korespondencja administracyjna, musi być wysłana listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Takie są wymagania wynikające z Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Jeżeli chodzi o inne pisma, np. zaproszenia na wydarzenia kulturalne, to są to zwykłe przesyłki, a ich koszty są znacznie niższe.

Za archaicznie dla młodych, za mało czytelnie dla starszych

- Rozmawiałam zarówno z młodszymi jak i starszymi mieszkańcami naszej gminy. Pytałam się o ocenę naszej strony internetowej. Czy planowana jest jej przebudowa? - pytała radna Marzanna Boratyńska. - Starsi mieszkańcy, którzy z niej korzystają są zdania, że jest ona nieczytelna. Z kolei pytając młodszych, powiedzieli, że ta strona jest archaiczna.

Na pytanie odpowiedział burmistrz Strykowa: - Tematu przebudowy strony internetowej jeszcze nie poruszaliśmy, ale faktycznie docierają do nas takie uwagi. Sam jestem zdania, że niektóre rozwiązania na tej stronie nie są zbyt fortunne. Pewne drobne korekty miały już miejsce, ale być może nie wszyscy to zauważyli. Można powiedzieć, że strona internetowa została nieco "odchudzona". Mam nadzieję, że wkrótce zajmiemy się tym, by strona internetowa urzędu zmieniła swój wygląd.

- Jeżeli potencjalny inwestor wejdzie na naszą stronę i zobaczy stronę jak "z epoki kamienia łupanego", to niestety, ale on już więcej na tę stronę nie zajrzy - dodała radna Boratyńska.

Plany nowoczesnych rozwiązań

- Czy są prowadzone rozmowy lub prace dotyczące innych sposobów komunikacji z mieszkańcami - pytał przewodniczący rady Miejskiej w Strykowie Damian Drzewiecki. - Pytam na przykład o aplikację mobilną. Przydałoby się narzędzie, które ułatwiłoby kontakt mieszkańców z sołtysami czy radnymi. Aplikacje umożliwiają takie działania. Może watro pokusić się o taką alternatywę?

- Na pewno taka aplikacja u nas się pojawi - zadeklarował burmistrz. - Jest to jednym z moich celów jeśli chodzi o poprawę komunikacji z mieszkańcami. Mamy kilka ofert aplikacji, z różną funkcjonalnością. Wstępnie analizowaliśmy te oferty, jednak nie ma jeszcze żadnych wiążących decyzji. Powinny być one jednak podjęte w najbliższej przyszłości i na pewno będziemy zmierzać w tym kierunku. Koszty obsługi aplikacji byłyby porównywalne do kosztów prowadzenia strony internetowej, więc nie jest on na tyle duży w porównaniu do tego, co możemy zyskać.