Pierwszym, i dość oczywistym, krokiem jest oczywiście wybór właściwego miejsca. Powinno zostać ono dostosowane do liczby gości oraz preferencji osoby obchodzącej urodziny. Ważne jest, aby przestrzeń była wystarczająco duża – tylko wtedy pomieści ona wszystkich uczestników. Nikt przecież nie chciałby stać pod ścianą, kiedy wszyscy inni zajmą miejsca przy stole. Zadbaj również o to, aby lokalizacja była łatwo dostępna i miała przestrzeń do zaparkowania samochodów. Jeśli wiesz, że Twoi goście będą przemieszczać się komunikacją miejską, to wybierz lokal, który jest dobrze skomunikowany z resztą miasta.
Rezerwując wybraną przestrzeń, w której odbędzie się impreza, właściciel lub event manager zapyta o planowaną datę i godzinę przyjęcia. Tylko, jaką wybrać? Najlepiej taką, która pasuje wszystkim gościom lub przynajmniej większości. Najczęściej imprezy 18-nastkowe odbywają się w weekendy – piątkowy wieczór jest idealnym wyborem.
Sala gotowa, catering zamówiony, a napoje chłodzą się w lodówce? W takim razie przychodzi czas na dekoracje na 18. Podstawą jest oczywiście dwa duże balony, a dokładnie cyfry 1 i 8. Dodatkowo przydadzą się również mniejsze, klasyczne balony, które również informują o tym, jaki jest cel świętowania. Takie dekoracje wpływają na atmosferę – sala bez dodatkowych ozdób byłaby dość nudna. Solenizant powinien również zadbać o dodatkowe dekoracje na 18 urodziny na stół, a dokładnie serwetki i talerzyki z liczbą „18”. Kubeczki i czapeczki to również częsty wybór. Całość uzupełni szarfa urodzinowa, która będzie wyróżniać z tłumu daną osobę.
Zaproszeni goście z pewnością będą świetnie bawić się bez dodatkowych atrakcji, ale przecież można im umilić całe wydarzenie. Można rozważyć wynajęcie DJ-a lub zespołu muzycznego, który porwie tłum, a dodatkowo zapewni zabawy grupowe lub postawić na zabawy dostępne w internecie. Alternatywą mogą być inne formy rozrywki, na przykład fotobudka, która zapewni zabawne pamiątki z imprezy, czy wynajęcie animatorów, którzy zorganizują gry i konkursy.